Como é feito o gerenciamento de obras?

13-11-2020

Não existe uma única maneira de executar todas as etapas que envolvem o gerenciamento de obras. Mas, a maioria das organizações passa muito tempo cometendo erros e ajustando sua abordagem para acertar.

Fatores como mudanças de necessidades e objetivos, qualidade da equipe, experiências novas ou diferentes, evolução ou novas tecnologias estão frequentemente entre os motivos pelos quais os processos precisam ser alterados.

Por isso, para fazer um bom gerenciamento de obras, é importante que a organização possa contar com uma equipe eficiente e uma estrutura sólida para o funcionamento dos projetos.

Quer saber mais sobre como é feito o gerenciamento de obras? Então confira o conteúdo sobre o tema!

O que é o gerenciamento de obras? 

O que é o gerenciamento de obras? 

Antes de definir o que é gerenciamento de obras, é fundamental definirmos o que é uma obra ou projeto.

Qualquer atividade que tenha início, meio e fim e produza uma entrega pode ser considerado um projeto. De acordo com o Guide to the Project Management Body of Knowledge, um projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo, tendo um escopo bem definidos e o gerenciamento de projetos é a forma de dirigir e coordenar os recursos humanos e materiais ao longo da vida de um projeto, usando técnicas de gerenciamento para alcançar objetivos predeterminados de escopo, custo, tempo, qualidade e participação.

Portanto, o gerenciamento de obras é o método pelo qual uma obra é planejada, monitorada, controlada e relatada – em outras palavras, gerenciada.

Na verdade, o gerenciamento de obras é um termo abrangente que cobre uma série de disciplinas relacionadas, como planejamento, programação, gerenciamento de tarefas, gerenciamento de recursos, gerenciamento de riscos e muito mais.

Ou seja, o gerenciamento de obras é a utilização de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas em todo o ciclo de vida da obra – iniciação do projeto, planejamento, execução, monitoramento e encerramento – sempre buscando alcançar os objetivos e requisitos estabelecidos referentes ao escopo, cronograma, custo, comunicações, aquisições, riscos, partes interessadas, recursos, qualidade e integração.

A seguir, estão alguns exemplos de modalidades do gerenciamento de projetos:

  • Gerenciamento pleno: trata-se do gerenciamento completo, que oferta todas as soluções para o cliente (de ponta a ponta);
  • Gerenciamento parcial: responsável apenas pela gestão de alguns itens do projeto, enquanto outros permanecem sob a responsabilidade do cliente;
  • Equipe de apoio: equipes como supervisão de campo, planejamento executivo de projetos (PEP), planejamento e controle de projeto, gestão de contratos, arquivo técnico, controle financeiro e orçamentação, apoio técnico especializado, entre outros;
  • MOC (Mão-de-obra Contratada): sob total gestão do cliente, poderá ser ofertada mão-de-obra especializada para atender as necessidades específicas.

Utilizando conhecimentos, ferramentas e técnicas, a principal responsabilidade ou objetivo do gerenciamento de obras é garantir o cumprimento dos requisitos do negócio com eficiência e eficácia, através da correta aplicação dos processos de gerenciamento estabelecidos para o projeto.

Quais são as etapas fundamentais do gerenciamento de obras?

Quais são as etapas fundamentais do gerenciamento de obras?

Conforme dissemos anteriormente, apesar de cada obra ou projeto apresentarem características específicas, existem padrões ou etapas fundamentais a serem seguidas no gerenciamento de obras, sendo elas:

1. Início

Etapa onde é realizado um apanhado geral sobre a obra. As atividades de gerenciamento são realizadas desde o estudo de viabilidade do projeto, considerando as prioridades de demanda, recursos, a viabilidade técnica, o impacto ambiental e o retorno a ser gerado, sendo que o projeto só pode ser considerado viável quando todas as respostas a esses critérios forem positivas.

Uma das principais saídas desta etapa é a elaboração do Termo de Abertura do Projeto, que contemplam algumas informações importantes, como:

  • a descrição do escopo;
  • a duração do projeto;
  • os recursos que serão necessários;
  • quem serão as partes interessadas;
  • quais serão os riscos, restrições e premissas; e
  • quem será o responsável pelo gerenciamento da obra.

2. Planejamento

É impossível pensar em gerenciamento sem pensar em planejamento! Nesta fase é elaborado e aprovado o plano de gerenciamento da obra, um documento formal para orientar a execução e controle do projeto e documentar as linhas de base do projeto – escopo, cronograma e custos.

Como principais saídas desta etapa, temos:

  • a declaração de escopo:
  • a estrutura analítica do projeto;
  • os planos que compõem o Plano de Gerenciamento do Projeto (Escopo, Custo, Cronograma, Qualidade, Recursos, Aquisições, Riscos, Comunicações e Partes Interessadas, Integração).

3. Execução

Esta é a etapa onde os entregáveis são desenvolvidos e concluídos. É o momento onde ocorre o gerenciamento de tudo o que foi planejado nas fases anteriores (Escopo, Custo, Cronograma, Qualidade, Recursos, Aquisições, Riscos, Comunicações e Partes Interessadas, Integração), além da gestão das necessidades de ações corretivas de eventuais desvios no projeto e avaliação de solicitações de mudança.

4. Monitoramento e Controle

Esta etapa ocorre em paralelo com a execução e é onde ocorre o gerenciamento e a medição do progresso e do desempenho, buscando sempre garantir que os objetivos estabelecidos no plano de gerenciamento da obra sejam alcançados.

Em outras palavras, é o momento onde é verificado se tudo que foi planejado está sendo devidamente executado, se houve discrepâncias e se é preciso replanejar.

5. Encerramento

Esta etapa evidencia a importância da correta aplicação dos conhecimentos, ferramentas, técnicas e processos de gerenciamento de obras.

O processo de encerramento consiste em gerenciar a formalização do fechamento e aceitação do projeto ou fases em conformidade com os objetivos estabelecidos, registrando todas as lições aprendidas – melhoria contínua dos processos.

Como é feito o planejamento do gerenciamento de obras?

Como é feito o planejamento do gerenciamento de obras?

O gerenciamento de obras eficiente tem como base principal um planejamento bem desenvolvido, tornando-se uma referência sólida sobre como o projeto deve ser conduzido e quais resultados que ele deve gerar.

Tendo em vista que o plano de gerenciamento de obras é uma das partes mais complexas do gerenciamento de projetos, o referido documento deverá ser formalizado contemplando os objetivos, premissas e restrições do projeto, bem como a descrição de como será a execução, monitoramento e encerramento do mesmo.

É importante ressaltar que o nível de detalhamento deste planejamento dependerá da complexidade do projeto em questão.

Para o sucesso no gerenciamento de obras, de forma geral, o planejamento deverá responder às seguintes questões: o que contempla o projeto? Quais são os prazos ou marcos do projeto? Qual o orçamento do projeto? Qual a metodologia executiva? Quais são os requisitos de qualidade? Quais recursos necessários e o seu processo de aquisição? Quais Stakeholders? Quais são os riscos?

As respostas para essas perguntas deverão ser descritas dentro de planos que contemplem o planejamento do gerenciamento do projeto, elaborados com base em documentos referentes ao projeto (Termo de Abertura do Projeto ou Project Charter, Escopo, Orçamento, Recursos, Projetos, Requisitos e Premissas, Riscos Preliminares), sendo eles:

  • Planejamento do escopo: informações detalhadas referentes ao escopo – linha de base do escopo definida;
  • Planejamento de Gerenciamento do Cronograma: documenta informações sobre o processo de elaboração e gerenciamento do cronograma, bem como a linha de base do cronograma, EAP e caminho crítico do projeto;
  • Planejamento de Gerenciamento do Custo: documenta informações sobre o processo de elaboração e gerenciamento do orçamento, bem como a linha de base dos custos;
  • Planejamento de Gerenciamento da Qualidade: documenta informações sobre os requisitos do projeto, gerenciamento e controle de qualidade;
  • Planejamento de Gerenciamento de Recursos: descreve quais recursos necessários e o seu processo de mobilização;
  • Planejamento de Gerenciamento das Aquisições – comprar ou alugar: descreve se haverá necessidade de aquisições e como serão realizadas;
  • Planejamento de Gerenciamento de Riscos: descreve como será realizado o gerenciamento de riscos, desde a identificação até o plano de respostas aos riscos;
  • Planejamento de Gerenciamento das Comunicações: descreve como será realizado o processo de comunicação entre as partes interessadas e o seu gerenciamento.
  • Planejamento de Gerenciamento das Partes Interessadas: descreve como serão as responsabilidades, o nível de engajamento, premissas, requisitos, influências e anseios das partes interessadas no projeto e o seu gerenciamento.

Dentre os principais objetivos da correta aplicação do gerenciamento de obras, podemos citar:

  • Cumprir os objetivos estabelecidos;
  • Maximizar as oportunidades e mitigar ou eliminar os riscos negativos;
  • Gerenciar as premissas, restrições do projeto, como escopo, custo, prazo, etc;
  • Garantir o atendimento das expectativas dos stakeholders;
  • Gerenciar os processos de mudança que se fizerem necessários;
  • Aumentar a assertividade e sucesso do planejamento;
  • Garantir a entrega dos produtos certos no momento esperado;
  • Minimizar problemas e/ou resolver com agilidade;
  • Otimizar os recursos;
  • Identificar, recuperar ou eliminar projetos com problemas;
  • Garantir o equilíbrio de restrições do projeto, por exemplo, o aumento do escopo pode aumentar os custos ou o prazo.

A entrega deste tipo de serviço dependerá diretamente da modalidade do contrato de gerenciamento contratado pelo cliente.

Pensando no gerenciamento pleno, a equipe de gerenciamento é responsável por ofertar todas as soluções de gerenciamento de obra, garantindo sempre o cumprimento dos objetivos estabelecidos para o projeto durante todo o ciclo de vida, ou seja, à partir da abertura do projeto, iniciação, passando pelo correto gerenciamento do planejamento do projeto, execução, monitoramento, até o aceite do projeto pelo cliente, encerramento e registros das lições aprendidas.

Quais as vantagens de contratar uma empresa para fazer o gerenciamento de obras?

Quais as vantagens de contratar uma empresa para fazer o gerenciamento de obras?

Existem tantas tarefas e características intangíveis do gerenciamento de obras que não é incomum que as pessoas não entendam totalmente o seu valor.

Os benefícios de qualquer atividade parecem se resumir à percepção, mas grande parte do trabalho de gerenciamento de obras é feito “nos bastidores”, então como demonstrar os benefícios? A seguir falaremos sobre algumas das principais vantagens de contratar uma empresa para fazer o gerenciamento de obras, acompanhe! 

Equipes mais eficientes

Contratar uma empresa para fazer o gerenciamento de obras significa que você tem uma equipe dedicada a garantir que o trabalho seja feito a tempo e na hora certa.

Essa equipe também estará buscando ter certeza de que as práticas estão funcionando bem e, caso não estejam, ela garantirá que serão corrigidas por meio de discussão.

Esse é o tipo de situação que torna os funcionários mais felizes, porque assim eles podem se concentrar no trabalho árduo referente às suas rotinas – sem que haja sobrecarga de responsabilidades.

Maior nível de satisfação

Todos, clientes e equipes, deixam de se preocupar com projetos que são feitos no prazo e dentro do orçamento com um sorriso no rosto. Eles também ficam felizes quando estão se comunicando bem e adivinha quem ajuda a fazer tudo isso acontecer? Uma empresa especializada e eficiente em gerenciamento de obras.

Muito mais organização

As empresas que contratam equipes para o gerenciamento de obras se beneficiam do fato de que alguém está prestando atenção em como, quando e por que algo deve acontecer.

Grandes empresas utilizam ferramentas como planos de projeto e matrizes para ajudar a descobrir os detalhes. Quando você tem uma equipe dedicada, há tempo para organizar e usar as ferramentas certas para ajudar sua empresa, o sucesso do projeto é garantido.

Mais tempo disponível

Tentar trabalhar em uma obra e gerenciá-la junto com todos e tudo mais que precisa fazer, pode ser uma tarefa difícil.

Isso significa que você não terá tempo para se concentrar em seu projeto de trabalho e desenvolver estratégias ou metodologias para fazê-lo melhor. Quando uma empresa especializada está envolvida, o estresse é dissipado e a equipe começa a colaborar e crescer, tentando novas abordagens para os resultados. É importante ressaltar sobre a importância de permitir que os profissionais se concentrem exclusivamente em seu ofício.

Maior flexibilidade

Grandes especialistas em gerenciamento de obras sabem que os projetos mudam e estão sempre atentos a isso.

E quando essa mudança se torna um fator real, eles imediatamente encontram maneiras de adaptar o caminho do projeto. Ter uma equipe especializada significa que você sempre saberá quando um risco, problema ou mudança estiver no horizonte, além disso, você será capaz de acompanhar todo o planejamento.

Qualidade garantida

Um bom fornecedor de gerenciamento de obras sempre terá a qualidade em mente ao ajudar a entregar o projeto às partes interessadas. Os responsáveis pela gestão de obras contribuem com análises internas, revisam o conteúdo e se certificam que o trabalho esteja perfeito.

Além da qualidade, quando você remove a carga de sua equipe e a coloca sobre uma empresa especializada em gestão de obras, você libera tempo para a equipe assumir mais projetos e produzir mais. É uma situação em que todos ganham e esta é uma vantagem importante para líderes de empresas. 

Certamente, há muito mais benefícios sobre a contratação de especialistas em gerenciamento de obras, como os fatos concretos e os detalhes que você obtém de relatórios e resultados típicos: transparência no orçamento e cronograma, responsabilidade pelas tarefas e assim por diante.

Conforme dito anteriormente, gerenciar obras é uma complexa arte de dirigir e coordenar recursos humanos e materiais ao longo da vida de um projeto. Portanto, contratar uma empresa especialista em gerenciamento de obras apresenta, entre outras, as seguintes vantagens:

  • Profissionais com alto nível de experiência e treinamentos em gestão de projetos;
  • Utilização das melhores técnicas e tecnologias em gerenciamento;
  • Empresa com processos eficientes, melhoria contínua, e soluções customizadas;
  • Maior liderança e integração de equipe multidisciplinar;
  • Nível alto de produtividade;
  • Maior garantia de cumprimento dos requisitos;
  • Maior engajamento com os objetivos propostos;
  • Maior chance de identificação de oportunidades no projeto;
  • Maior controle dos aspectos burocráticos da obra (dados e informações).

Frente ao atual cenário, cada vez mais competitivo, fica claro a necessidade e a relevância de empresas de gerenciamento de obras disponibilizarem soluções de ponta a ponta, ou seja, em todas as etapas – Iniciação, Planejamento, Execução, Monitoramento e Entrega – em busca do sucesso dos projetos nas organizações.

E, como você vê, essas vantagens criam outros benefícios que afetam não apenas os resultados financeiros, mas as pessoas e os processos envolvidos no gerenciamento de obras.

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Colaborou com esse texto:
Natalino – Consultor

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